비즈니스가 성장함에 따라 재무 관리는 어떻게 발전해야 합니까?

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확장 가능한 재무 관리는 점점 복잡해지는 속도에 맞춰 시스템을 갖추는 것을 의미합니다.

소수의 고객에게 송장을 발행하는 1인 운영자일 때 효과가 있는 것은 직원, 여러 수익원 및 금융 데이터를 공유하는 팀이 있는 경우에는 효과가 없습니다.

귀하가 시작한 도구와 프로세스는 귀하와 함께 성장해야 합니다. 그렇지 않으면 귀하를 방해하게 될 것입니다.

시간이 지남에 따라 재무 관리는 어떻게 발전해야 합니까?

대부분의 중소기업에서 재무 관리는 스프레드시트로 시작됩니다. 무료이고 친숙하며 비즈니스가 단순할 때 충분합니다. 그러나 스프레드시트는 정적이므로 확장할 수 없으며 비즈니스가 성장함에 따라 무너지기 시작합니다.

자연스러운 발전은 자동으로 업데이트되고, 여러 사용자를 지원하고, 복잡성이 증가함에 따라 보고를 심화하는 시스템인 전용 회계 소프트웨어로 발전하는 것입니다. 확장성은 도구의 규모가 커질 때마다 마이그레이션을 강요하는 것이 아니라 각 단계에서 비즈니스와 함께 소프트웨어가 성장한다는 것을 의미합니다.

성장하는 비즈니스를 위해 금융 소프트웨어를 선택하는 방법은 다음과 같습니다.

• 유연한 금융 시스템을 찾으세요. 다양한 비즈니스 규모와 모델을 지원하고 요구 사항이 확장되더라도 완전히 새로운 플랫폼으로 마이그레이션할 필요가 없는 소프트웨어입니다.
• 자동화 기능을 찾으십시오. 송장 발행, 비용 분류, 조정 등 반복되는 작업을 자동화하는 기능을 통해 팀이 볼륨이 증가함에 따라 더 많은 수동 작업을 수행하지 않아도 됩니다.
• 다중 사용자 액세스를 찾으십시오. 정의된 역할과 권한을 가진 팀 구성원을 추가하는 기능을 통해 데이터 보안을 손상시키지 않고 재무 작업을 공유할 수 있습니다.
• 고급 보고를 찾으십시오. 기본 수입 및 지출 요약을 넘어서 프로젝트 수익성, 현금 흐름 예측, 위치별 또는 부서별 성과를 다루는 보고 도구입니다.

기업이 성장함에 따라 초기 시스템이 실패하는 이유

대부분의 중소기업은 가장 간단하고 저렴한 옵션인 스프레드시트, 기본 송장 발행 도구 또는 초급 회계 계획부터 시작합니다. 초기에는 실용적인 선택입니다. 문제는 이러한 시스템이 확장되도록 설계되지 않았으며 격차가 한꺼번에 나타나는 것이 아니라 점진적으로 나타난다는 것입니다.

스프레드시트는 한 달에 10번의 거래가 있을 때 잘 작동합니다. 100이면 다루기 힘들어지고, 1000이면 책임이 됩니다. 오류가 발생하고 데이터가 누락되며 조정에 상당한 시간이 소모됩니다.

Intuit QuickBooks의 조사에 따르면 중소기업 소유자의 71%는 여전히 펜과 종이 또는 스프레드시트를 사용하여 재정의 일부 측면을 관리하므로 운영이 성장함에 따라 이러한 위험에 노출됩니다.

단일 사용자 회계 도구에도 동일한 패턴이 적용됩니다. 보급형 소프트웨어를 사용하는 1인 창업자는 필요한 모든 것을 얻을 수 있습니다. 회계 담당자를 고용하거나 사무실 관리자를 고용하는 순간 시스템은 병목 현상을 일으키고 팀 성장을 지연시킵니다.

수동 프로세스는 문제를 더욱 복잡하게 만듭니다. 비용 입력, 송장 추적, 월별 보고서 작성 등 손으로 수행하는 모든 작업에는 비즈니스가 성장함에 따라 비례적으로 더 많은 시간이 소요됩니다. 10명의 클라이언트에서는 한 달에 2시간이 걸리는 프로세스가 50명의 클라이언트에서는 10시간이 걸립니다.

금융 시스템이 확장되지 않으면 성장이 비즈니스를 발전시키는 대신 속도를 늦추기 시작합니다.

예: 기본 설정을 초과하는 경우

주택 개조 회사는 기본 회계 도구를 통해 모든 송장 및 비용을 관리하는 단일 소유자로 시작합니다. 1년에 10개의 프로젝트에서는 잘 작동합니다.

3년차가 되자 사업은 40개 프로젝트, 2명의 사무실 직원, 1명의 장부 담당자, 3개 지역에 걸친 하청업체로 성장했습니다. 원래 시스템은 한 명의 사용자만 지원합니다. 비용 추적에는 수동 데이터 입력이 필요하며 보고에서는 위치나 프로젝트 유형을 구분하지 않습니다.

소유자는 시스템이 처리해야 하는 재무 관리에 매주 몇 시간을 소비합니다. 장부는 실시간 데이터가 아닌 내보낸 스프레드시트에서 작업합니다.

보고서는 완료되기 전에 최신 상태가 아닙니다. 1년차에 먹혔던 시스템이 3년차에는 사업을 적극적으로 방해하고 있다.

확장 가능한 금융 시스템의 모습

확장 가능한 금융 시스템에는 네 가지 특징이 있습니다. 일상적인 작업을 자동화하고, 적절한 액세스 권한을 가진 여러 사용자를 지원하고, 비즈니스 복잡성에 맞는 보고를 제공하고, 비즈니스가 실행되는 다른 도구와 연결됩니다.

오토메이션

자동화가 기본입니다. 거래가 자동으로 분류되고, 송장이 일정대로 발송되고, 조정이 백그라운드에서 이루어지면 거래량이 증가해도 재무 기능이 느려지지 않습니다.

시스템은 추가 인력이나 시간을 요구하지 않고 추가 작업량을 흡수합니다. 성장하는 비즈니스의 경우, 이는 운영에 방해가 되는 재무와 이에 보조를 맞추는 재무 사이의 차이입니다.

다중 사용자 액세스

확장 가능한 금융 시스템에서는 각각 세부적인 수준에서 설정할 수 있는 정의된 역할과 권한을 가진 여러 사용자를 허용합니다.

즉, 공급업체 지급을 관리하는 직원은 급여에 액세스할 수 없으며 영업 관리자는 비용 기록을 건드리지 않고도 수익 보고서를 볼 수 있습니다. 사업주, 장부 담당자, 부서 관리자는 각자 필요한 재무 데이터에 액세스하지만, 어느 누구도 보지 말아야 할 데이터를 보지 못합니다.

심층 보고

보고 깊이는 확장 가능한 시스템이 시간이 지남에 따라 자리를 잡는 위치입니다.

처음에는 기본 손익이면 충분합니다. 그러나 비즈니스가 성장함에 따라 프로젝트별 수익성을 추적하고, 위치 또는 부서별 성과를 모니터링하고, 현금 흐름을 예측해야 합니다. 확장 가능한 시스템을 통해 수동으로 조립하지 않고도 이러한 보고서를 사용할 수 있습니다.

통합

통합은 모든 것을 하나로 묶는 것입니다.

성장하는 기업에서는 급여, 지불, 재고 및 시간 추적을 위해 별도의 도구를 사용합니다. 확장 가능한 금융 시스템이 이러한 도구에 직접 연결되므로 데이터가 자동으로 계정으로 유입됩니다. 이러한 연결이 없으면 추가하는 모든 새 도구는 새로운 수동 단계를 생성합니다.

QuickBooks Online이 비즈니스 성장을 지원하는 방법

QuickBooks Online은 비즈니스 성장에 따라 재정적 요구도 변화한다는 아이디어를 중심으로 구성되었습니다. 단일 제품을 제공하는 대신 Simple Start, Essentials, Plus, Advanced 등 계층화된 요금제를 제공하며 각 요금제는 비즈니스 복잡성의 다양한 단계에 맞게 설계되었습니다. 기업은 요구 사항이 발전함에 따라 데이터와 기록을 유지하면서 업그레이드할 수 있습니다.

Simple Start는 1인 사업자와 소규모 기업에 적합합니다. Essentials에는 최대 3명의 다중 사용자 액세스, 청구서 관리 및 시간 추적 기능이 추가되어 재무 업무를 위임하기 시작한 기업을 위한 실질적인 업그레이드가 가능합니다.

또한 사용자가 5명으로 확장되고 재고 추적, 프로젝트 수익성 보고서 및 예산 책정 도구가 추가되어 실제 제품을 관리하거나 여러 프로젝트에 걸쳐 비용을 추적하는 기업에 더 적합합니다. Advanced는 보다 복잡한 작업을 위해 설계된 사용자 정의 가능한 대시보드, 고급 보고 및 워크플로 자동화 도구를 통해 최대 25명의 사용자를 지원합니다.

모든 계획에서 QuickBooks Online은 Intuit AI를 통해 일상적인 부기 작업을 자동화합니다. 즉, 거래를 분류하고, 계정을 조정하고, 검토를 위해 불일치 사항을 표시합니다. 자동화 계층은 시스템을 사용하는 사람들에게 더 많은 것을 요구하기보다는 비즈니스가 성장함에 따라 시스템이 더 많은 일을 한다는 것을 의미합니다. 그리고 모든 계획이 동일한 플랫폼에서 실행되기 때문에 한 계층에서 다음 계층으로의 업그레이드는 시스템 마이그레이션이 아닌 간단한 변경입니다.

H3: 예: 시스템 전환 없이 확장

마케팅 대행사는 QuickBooks Online에서 송장 및 비용을 관리하는 2인 운영으로 시작합니다. 18개월 이내에 10명의 고객, 3명의 직원, 프리랜스 장부 담당자를 보유하게 되었습니다. 소유자는 이제 내보낸 파일이 아닌 시스템에서 직접 작업하는 장부를 위한 사용자 계정을 추가합니다.

2년 후, 이 기관은 두 번째 사무실을 열고 프로젝트 기반 리테이너를 맡습니다. 수업 추적 및 프로젝트 보고 기능을 활성화합니다. 이미 시스템에 포함되어 있어 바로 사용할 수 있는 기능입니다. 첫날의 재무 데이터는 그대로 유지됩니다.

이전에는 수동 조립이 필요했던 보고서가 이제 몇 번의 클릭만으로 생성됩니다. 시스템은 새로운 플랫폼, 새로운 학습 곡선, 데이터 마이그레이션 없이 각 단계에서 비즈니스와 함께 확장되었습니다.

확장 가능한 시스템을 선택하는 방법

올바른 금융 소프트웨어는 현재 귀하의 비즈니스를 지원하고 처음부터 다시 시작하지 않고도 성장을 수용할 수 있어야 합니다. 이 체크리스트를 사용하여 확장 가능한 금융 시스템을 선택하는 데 도움을 받으세요.

• 계층형 요금제: 소프트웨어는 기본에서 고급까지 확장되는 계획을 제공하므로 플랫폼을 전환하지 않고도 업그레이드할 수 있습니까?
• 다중 사용자 액세스: 비즈니스가 성장함에 따라 정의된 역할과 권한을 가진 팀 구성원을 추가할 수 있습니까?
• 오토메이션: 송장 발행, 비용 분류, 조정과 같은 반복 작업을 자동화합니까?
• 고급 보고: 보고 요구 사항이 더욱 복잡해짐에 따라 프로젝트, 위치 또는 부서별로 보고서를 생성할 수 있습니까?
• 통합: 급여, 지불, 재고 관리 등 비즈니스에서 사용하는 다른 도구와 연결됩니까?
• 데이터 연속성: 상위 플랜으로 업그레이드하면 수동 마이그레이션 없이 기존 재무 내역이 그대로 유지되나요?
• 회계사 액세스: 장부 담당자나 회계사가 내보낸 파일을 사용하지 않고도 시스템에 직접 액세스할 수 있습니까?

현재 스프레드시트나 기본 회계 도구를 사용하고 있다면 업그레이드하기 가장 좋은 시기는 압박감을 느끼기 전입니다. 업그레이드 후가 아닙니다. 비즈니스를 여전히 관리할 수 있는 경우 보다 유능한 시스템으로 마이그레이션하는 것은 간단합니다. 압박감 속에서 성장 중간 단계에 이를 수행하는 것은 훨씬 더 어렵습니다.

FAQ

기업은 언제 금융 시스템을 업그레이드해야 합니까?

가장 명확한 징후는 현재 시스템이 수동 해결 방법을 만들거나, 두 명 이상의 사람이 액세스해야 하거나, 보고할 때 더 이상 필요한 가시성이 제공되지 않는 경우입니다. 보고서를 작성하기 위해 데이터를 스프레드시트로 내보내거나 한 사람에게 모든 것을 관리하는 경우 시스템은 이미 뒤처진 것입니다. 이러한 압박이 시급해지기 전에 업그레이드하는 것이 중간에 업그레이드하는 것보다 쉽습니다.

금융 소프트웨어를 확장 가능하게 만드는 것은 무엇입니까?

확장 가능한 금융 소프트웨어는 각 단계에서 교체가 필요하지 않고 비즈니스와 함께 성장합니다. 주요 지표는 마이그레이션을 강제하지 않고 기능을 추가하는 계층형 계획, 역할 기반 권한을 통한 다중 사용자 액세스, 수동 노력을 늘리지 않고도 증가하는 트랜잭션 볼륨을 흡수하는 자동화입니다.

비즈니스가 복잡해짐에 따라 보고도 더욱 깊어져야 합니다. 소프트웨어는 비즈니스 성장에 따라 재무 기능을 더 쉽게 관리할 수 있도록 해야 합니다.

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