본 포스팅은 QuickBooks와 유료 제휴를 통해 제공됩니다..
송장을 만드는 것이 대금을 받는 데 가장 어려운 부분은 아닙니다. 대부분의 소규모 기업에서는 견적을 준비하고, 송장을 보내고, 결제를 요청하는 데 몇 분밖에 걸리지 않습니다. 조용하게 시간을 소비하는 작업은 지불 추적, 예금 확인, 송장 지불 표시, 회계 기록 업데이트 등이 필요한 이후에 이루어집니다. 송장 발행을 단순화한다는 것은 단지 송장을 더 빠르게 생성하는 것만이 아닙니다. 송장 보내기, 지불금 수령, 재무 기록의 정확성 유지 사이에서 발생하는 수동 작업을 줄이는 것입니다. QuickBooks는 송장 발행, 결제, 회계를 별도의 작업으로 처리하는 대신 하나의 연결된 워크플로우로 통합하여 이러한 아이디어를 중심으로 설계되었습니다.
Jill은 콜럼버스 외곽에서 소규모 케이터링 사업을 운영하며 사무실 점심부터 개인 만찬 파티, 주말 축하 행사까지 모든 것을 준비합니다. 모든 이벤트는 익숙한 리듬을 따릅니다. 그녀는 견적을 보내고, 예약을 보장하기 위해 보증금을 모으고, 이벤트 후 남은 잔액에 대한 송장을 발행하고, 각 결제를 기록하여 장부를 최신 상태로 유지합니다. 수년 동안 모든 단계는 다른 장소에서 진행되었습니다. 견적은 한 애플리케이션에 있었고 지불은 다른 애플리케이션을 통해 이루어졌으며 서빙 트레이를 포장하고 다음 주 메뉴를 계획한 후 늦은 밤 업데이트한 스프레드시트에서 장부가 이루어졌습니다. 송장 준비로 인해 병목 현상이 발생한 적은 없었습니다. 결제 프로세스의 모든 단계를 연결하는 것이 중요했습니다.
기업이 성장하면서 자연스럽게 발전하는 패턴이다. 고객이 카드로 결제하기를 원하기 때문에 결제 프로세서가 추가됩니다. 세금 시즌이 더욱 복잡해지면 회계 소프트웨어가 등장합니다. 견적이 더 자세해지면 견적 도구가 나타납니다. 각 결정은 즉각적인 요구 사항을 해결하지만 동일한 정보가 여러 번 입력되고 결제가 수동으로 일치해야 하며 소유자가 고객에게 집중하는 대신 시스템 간 전환에 귀중한 시간을 소비하는 워크플로를 만듭니다.
하나의 도구가 작동하지 않기 때문에 연결이 끊긴 워크플로가 실패하는 경우는 거의 없습니다. 함께 작동하도록 구축되지 않은 시스템 간에 정보가 이동해야 하기 때문에 비효율적이 됩니다. 견적을 송장으로 다시 작성하거나 올바른 고객에게 결제를 연결하는 등 모든 수동 핸드오프는 지연, 중복 작업 또는 실수에 대한 또 다른 기회를 추가합니다. 이러한 단계를 단일 워크플로로 통합한다고 해서 단순히 송장 발행이 더 쉬워지는 것은 아닙니다. 전체 결제 프로세스에서 관리 작업이 제거됩니다.
청구서가 전송된 후 작업이 시작됩니다.
송장 보내기는 마지막 단계처럼 느껴지지만 실제로는 이후 모든 작업의 시작입니다. 소유자는 여전히 고객이 문을 열었는지, 지불이 언제 이루어졌는지, 보증금이 미결제 잔액과 일치하는지, 회계 기록이 거래를 정확하게 반영하는지 알아야 합니다. 송장 발행, 지불금 징수 및 장부가 별도의 시스템에서 발생하는 경우 각 수표는 완료를 기다리는 또 다른 작업이 됩니다.
케이터링 사업은 이러한 어려움을 잘 보여줍니다. 손님 수는 이미 확정되었고, 메뉴 선택이 확정되었으며, 가격도 합의되었으며, 이벤트가 시작되기도 전에 보증금이 징수되었습니다. 단순히 최종 송장을 준비하기 위해 해당 정보를 다시 생성하는 것은 고객 경험을 개선하거나 비즈니스 효율성을 높이는 데 도움이 되지 않습니다. 이미 완료된 작업을 반복하면서 오류 가능성이 높아집니다.
QuickBooks는 허용된 견적이 고객 세부 정보, 가격 및 품목이 이미 포함된 송장에 직접 유입되도록 허용하여 이러한 중복을 상당 부분 제거합니다. 모든 단계에서 정보를 재구성하는 대신 소유자는 견적부터 송장까지 동일한 워크플로우 내에서 계속 작업할 수 있으므로 고객에게 보다 원활한 경험을 제공하는 동시에 뒤에서 반복되는 관리 작업을 줄일 수 있습니다.
모든 핸드오프는 더 많은 작업을 생성합니다.
결제를 받았다고 해서 프로세스가 자동으로 종료되는 것은 아닙니다. 거래가 실제로 완료되기 전에 누군가는 어떤 청구서가 지불되었는지 확인하고, 보증금을 조정하고, 재무 기록을 업데이트해야 합니다. 이러한 작업은 수익을 창출하는 경우가 거의 없지만 결제 및 회계가 독립적으로 운영될 때마다 조용히 작업 부하의 일부가 됩니다.
QuickBooks Payments는 결제 수집을 나머지 작업 흐름과 계속 연결합니다. 고객이 결제하면 송장 상태가 자동으로 업데이트되고 결제 활동이 QuickBook으로 흘러들어 수동으로 예금을 조정하거나 여러 애플리케이션 간에 전환할 필요성이 줄어듭니다. 소유자는 다양한 시스템의 정보를 종합하기 위해 스프레드시트에 의존하지 않고도 미결제 송장, 수입 수익 및 사용 가능한 현금을 더욱 명확하게 확인할 수 있습니다.
화해를 줄이는 것은 단순히 시간을 절약하는 것이 아닙니다. 또한 비즈니스 소유자는 의사결정에 사용하는 수치가 비즈니스 전반에 걸쳐 일어나는 일을 정확하게 반영하고 있다는 확신을 갖게 됩니다.
반복적인 작업을 시작하기 전에 제거하세요.
모든 송장을 처음부터 새로 생성할 필요는 없습니다. 반복 고객이 있는 기업은 케이터링 계약, 식사 계획, 유지 관리 계약, 보유자 또는 구독 서비스에 대한 청구 여부에 관계없이 매달 거의 동일한 송장을 보내는 경우가 많습니다. 송장을 다시 작성하는 것은 시간을 낭비하는 동시에 작지만 비용이 많이 드는 실수의 가능성을 높입니다.
반복 송장을 사용하면 이러한 반복이 많이 제거됩니다. 각 청구 주기마다 송장을 다시 작성하는 대신 소유자는 송장을 미리 예약하고 기한이 되면 자동으로 보낼 수 있습니다. 결제 세부정보를 저장한 고객은 더 적은 단계로 결제할 수 있으므로 후속 조치가 줄어들면서 보다 원활한 결제 경험을 만들 수 있습니다.
QuickBooks는 견적, 지불 및 회계와 동일한 워크플로우 내에서 반복 송장을 계속 발행합니다. 정기적인 청구는 다른 관리 작업이 아닌 프로세스의 일부가 되므로 소유자는 관리 시간을 줄이고 고객 서비스에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
하나의 연결된 워크플로우가 4개의 개별 시스템보다 우수합니다.
대부분의 비즈니스 소프트웨어는 설계된 대로 정확하게 작동합니다. 송장 발행 도구는 송장을 생성합니다. 결제 처리자는 결제 금액을 수집합니다. 회계 소프트웨어는 거래를 기록합니다. 문제는 각 시스템이 독립적으로 작동할 때 시작됩니다.
플랫폼이 추가될 때마다 또 다른 로그인, 또 다른 보고서 및 정보가 동기화되지 않을 또 다른 기회가 발생합니다. 결제가 접수된 후에도 인보이스는 여전히 미결제 상태로 표시될 수 있으며, 도서가 업데이트되기 전에 예금이 은행에 도달할 수 있습니다. 개별적으로 이러한 작업을 관리할 수 있습니다. 이 둘은 함께 매달 몇 시간의 불필요한 관리 작업을 생성합니다.
QuickBooks는 결제 여정의 각 단계를 연결하여 프로세스에 다르게 접근합니다. 견적은 송장이 되고, 고객은 QuickBooks Payments를 통해 지불하며, 지불 활동은 회계 기록을 자동으로 업데이트합니다. 소유자는 여러 시스템의 정보를 하나로 묶는 대신 동일한 워크플로 내에서 견적부터 결제까지 거래를 추적할 수 있으므로 수동 조정을 줄이면서 현금 흐름을 더욱 명확하게 볼 수 있습니다.
가장 큰 장점은 편리함이 아니다. 연속성입니다. 결제 프로세스의 모든 단계는 동일한 정보를 바탕으로 이루어지기 때문에 지급된 금액, 미결제 금액, 비즈니스의 재무 상태를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
더 나은 워크플로가 더 나은 비즈니스를 만듭니다
사업주들은 종종 거래 수수료나 기능 목록을 기반으로 송장 발행 및 결제 솔루션을 비교합니다. 이러한 고려 사항은 중요하지만 연결이 끊긴 시스템의 숨겨진 비용을 거의 설명하지 않습니다. 송장을 다시 작성하고, 예금을 조정하고, 오류를 수정하고, 스프레드시트를 업데이트하는 데 소요되는 모든 시간은 고객에게 서비스를 제공하거나 비즈니스를 성장시키는 데 소요되는 시간이 아닙니다.
견적, 송장 발행, 지불 및 장부를 QuickBooks로 옮긴다고 해서 Jill이 송장을 작성하는 방식이 크게 바뀌지는 않았습니다. 그녀가 보낸 후 일어난 모든 일이 바뀌 었습니다. 결제는 자동으로 이루어졌고, 기록은 최신 상태로 유지되었으며, 스프레드시트용으로 예약했던 저녁 시간은 점차 그녀가 다음 이벤트를 준비하는 데 쓸 수 있는 시간이 되었습니다.
더 나은 인보이스 발행이 목표는 아닙니다. 불필요한 작업을 제거하는 것입니다. 견적, 송장, 지불 및 회계가 계속 연결되면 소유자는 관리 작업 관리에 소요되는 시간을 줄이고 의사 결정, 고객 서비스 및 창출하려는 비즈니스 구축에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
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